高效工作的习惯之一:时间-事件日志

Abstract – Though here writing a series of articles around personal productivity, I have to clarify that I believe productivity on certain projects or tasks are secondary: the ultimate productivity of our life relies on a clear goal of life and strategic planning. However, I hope my experience in these tactics could benefit the readers. This article describes my use of event log to track time spending.

写在前面的话——虽然要写些高效工作方面的经验,但不得不说,具体工作上的效率并不是最重要的。如要我们的人生更高效,还是多从明确目标、少走弯路等战略方面考虑,工作效率只是战术层面的问题。但点滴积累略有所得,希望能帮到大家。

忙碌一天,一个月或一年后,我们都会问自己同样的问题:时间都去哪儿了?

有时全神贯注做一件事情,最后评估时间成本的时候,却要问,这段时间里到底有多少是在做这个事情呢?

这些问题的背后都是同一个问题:从小处来说,我们在某件事情上预期花费的时间,完成后估算的花费时间,与实际花费,是一样的吗?从大处来说,我们计划的精力分配,完成后估算的精力分配,与实际的精力分配,是一样的吗?

If you can’t measure it, you can’t improve it. — Peter Drucker

管理大师德鲁克曾说,“不能测量就不能改进” 。记录并统计时间花费的直接目的,就是要用实际记录来为改进计划时间提供事实数据。

这个记录方式其实很简单,就是时间-事件格式。比如:

  • 11:45 – 12:00 回复张三项目进度

  • 12:00 – 12:15 吃午饭

需要的工具也很简单。如果喜欢纸笔的话,只需要一个定时器或手机应用,每15分钟定时器响的时候,在纸上记录下之前自己在做什么事情;也可以使用手机应用。如果长期在Linux命令行下工作的话,可以使用

echo $(date -u) Emailing Bob >> daily.log

从时间-事件日志里,我们可以提取出一些基本的信息,比如:在某事上实际花了多少时间;总时间的分配是怎样的;每天起床与睡眠的时间;每天实际可支配的时间有多少;时间分配与估算是不是一致的。

进一步可以得到更关键的信息:那些最重要的事情实际上有没有占据最多的时间?是不是在精力最集中的时间做这些事情?我们计划养成的习惯,有哪些天是做到了的?

一段时间的实践后,有些经验分享给大家:

  1. 使用最简单、随身携带的工具。
  2. 把时间间隔设置短一些,比如15分钟,会带来额外的好处:在这个时间段内,我们会不由自主地专注做一件事情。
  3. 这是一个很小的改变,非常容易形成习惯。
  4. 记录本身占用的时间非常少。
  5. 统计时间花费时,经常发现一些血淋淋的事实(以后补充)。

“时间都去哪儿了?还没好好感受年轻就老了”。面对时间流逝、岁月苍老,我们像被“降维攻击”时那么无力。还是勇敢一些,做好记录,直接面对那些血淋淋的事实吧。

初稿:2017年1月17夜

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